حفظ ملف ضريبة القيمة المضافة لا ينتهي عند إرسال الإقرار. تحتاج المنشأة إلى فواتير وسجلات ومستندات يمكن استخراجها ومراجعتها طوال المدة المطلوبة، مع مدد أطول لبعض الأصول. هذا دليل للتحضير لعام 2027 وفق الأحكام والدليل المنشورين وقت الرصد في 27 أكتوبر 2026، دون اختزال كل السجلات في مدة واحدة.
الست سنوات وبداية حسابها
تحفظ الفواتير والسجلات والمستندات المحاسبية الواجب مسكها لمدة ست سنوات على الأقل من نهاية الفترة الضريبية المتعلقة بها. البداية ليست يوم تحميل الملف أو إرساله للمحاسب، ولا تكفي نسخة من الإقرار دون ما يسند أرقامه.
يشمل الملف بحسب التعاملات الفواتير الصادرة والمستلمة والدفاتر والعقود ومراسلات المبيعات والمشتريات وكشوف البنك ومستندات الاستيراد والتصدير والشحن وأسس احتساب الضريبة. هذه أمثلة وليست حصرًا لما يمكن طلبه في الفحص.
الأصول والعقارات
تحفظ سجلات الأصول الرأسمالية طوال فترة تعديلها مضافًا إليها خمس سنوات من تاريخ امتلاكها. وفي الأصل المنقول ذي فترة التعديل المعتادة لست سنوات تكون النتيجة إحدى عشرة سنة، مع مراعاة العمر المحاسبي الأقصر إذا انطبق.
أما المستندات والفواتير والدفاتر والسجلات المتعلقة بالعقارات فيكون حفظها لمدة لا تقل عن خمس عشرة سنة في جميع الحالات. لا تنقل استثناء العمر الأقصر للأصل المنقول إلى العقار وتقلص مدة ملفه تلقائيًا.
اللغة والوصول الإلكتروني
تمسك السجلات بالعربية وتصدر الفواتير بالعربية مع إمكان إضافة لغة أخرى. وعند الحفظ الإلكتروني، تراعى أحكام إدخال البيانات بالعربية متى كان ذلك ممكنًا، ومطابقتها للدفاتر والاحتفاظ بالأصول المؤيدة وتقديمها عند الطلب.
تراعى متطلبات الحفظ في المملكة وإمكانية الوصول إلى الخوادم أو قواعد البيانات عبر محطة أو توصيلة طرفية فيها، دون الإخلال بالأنظمة الأخرى. مجرد معرفة اسم مزود سحابي لا تثبت أن موقع الحفظ والوصول وطريقة الاستخراج تستوفي المتطلبات.
الحماية والطرف الثالث
وثق إدخال البيانات ومعالجتها، واتخذ ضوابط أمنية قابلة للمراجعة تمنع العبث. وللهيئة إجراء مراجعة آلية للنظم والبرامج. وتحفظ الفواتير والإشعارات الإلكترونية بصيغتها وآلية حفظها المقررتين، فلا تفترض أن صورة مطبوعة وحدها تحقق كل متطلبات الأرشفة الإلكترونية.
يجوز للمقيم تعيين طرف ثالث مؤسس في المملكة للحفظ، لكن مسؤوليته عن الالتزام تبقى عليه. أما غير المقيم دون ممثل ضريبي في المملكة فيعين طرفًا ثالثًا مؤسسًا فيها، ويتولى الممثل الضريبي الحفظ عند وجوده.
اختبر قبل إغلاق الفترة إمكانية استخراج مستند بعينه وربطه بالإقرار، وحدد من يجيب عن طلبات الفحص. العقد مع المحاسب أو شركة الأرشفة ينظم العمل، لكنه لا يختصر المدد النظامية ولا ينقل المسؤولية تلقائيًا.
