التقرير الجيد هو الذي يقرؤه صاحب القرار في دقائق ويفهم منه ما حدث وما المطلوب. سواء كتبت تقريراً أسبوعياً لمديرك أو تقريراً عن مشروع، تساعدك الخطوات التالية على إخراجه منظماً ومقنعاً.
الخطوة الأولى: حدد قارئك وهدفك
اسأل نفسك: من سيقرأ التقرير؟ وماذا يريد أن يعرف؟ وما القرار الذي سيبنيه عليه؟ تقرير لمدير تنفيذي يحتاج خلاصة قصيرة وأرقاماً رئيسية، أما تقرير لفريق فني فيحتاج تفاصيل أكثر. وضوح الهدف يمنعك من حشو المعلومات غير اللازمة.
الخطوة الثانية: اجمع المعلومات وتحقق منها
اجمع بياناتك من مصادر موثوقة، وتأكد من الأرقام والتواريخ قبل الكتابة. ومن الأفضل أن تدوّن مصدر كل رقم لتعود إليه عند السؤال. ولا تضف رأياً شخصياً على أنه حقيقة، وفرّق بين ما هو مثبت وما هو توقع.
هيكل التقرير المقترح
يصلح هذا الترتيب لمعظم التقارير:
- العنوان والتاريخ واسم الكاتب والجهة.
- الملخص التنفيذي: فقرة من ثلاثة إلى خمسة أسطر فيها أهم النتائج والتوصية.
- الخلفية: لماذا أُعد التقرير وما نطاقه.
- النتائج أو التفاصيل: مرتبة بعناوين فرعية وجداول ورسوم عند الحاجة.
- التحليل: ماذا تعني النتائج.
- التوصيات والخطوات التالية: مرقمة ومحددة بمواعيد ومسؤولين.
- الملاحق والمراجع إن وجدت.
الخطوة الثالثة: اكتب بلغة واضحة
استعمل جملاً قصيرة وكلمات مباشرة، وابدأ كل فقرة بفكرتها الرئيسية. تجنب العبارات الإنشائية الطويلة والمصطلحات الغامضة. وإذا استخدمت اختصاراً فاذكر معناه عند أول ورود. اجعل الأرقام محددة، فقولك (زادت المبيعات 12% عن الشهر الماضي) أقوى من (تحسنت المبيعات كثيراً).
الخطوة الرابعة: اعرض البيانات بذكاء
الجدول يناسب المقارنة بين أرقام كثيرة، والرسم البياني يناسب إظهار الاتجاه عبر الزمن. ضع عنواناً لكل جدول ورسم، ولا تثقل الصفحة بعدد كبير منها. وما لا يخدم الرسالة الأساسية ضعه في الملحق.
الخطوة الخامسة: راجع قبل الإرسال
اقرأ التقرير بعد ساعة من كتابته إن أمكن، وتحقق من الإملاء والترقيم وتناسق الخطوط والترقيم. وأعد قراءة الملخص التنفيذي وتأكد أنه يتطابق مع التفاصيل. وإن أمكن اطلب من زميل قراءته سريعاً ليخبرك ما الذي فهمه.
أخطاء شائعة
البدء بالتفاصيل قبل الخلاصة.
الإطالة دون فائدة واستعمال لغة معقدة.
ذكر مشكلة دون اقتراح حل أو خطوة تالية.
إهمال التنسيق وترك الأخطاء الإملائية.
خلط الحقائق بالآراء دون تمييز.
مثال مختصر على ملخص تنفيذي
يمكن أن يكون الملخص بهذه الصياغة: (خلال الربع الثالث ارتفع عدد الطلبات 12% مقارنة بالربع السابق، وانخفض زمن التسليم من أربعة أيام إلى ثلاثة. نوصي بإضافة موظف دعم في الفترة المسائية لتقليل التأخر، على أن يُراجع الأثر بعد شهرين). لاحظ أنه قصير ويضم النتيجة والرقم والتوصية.
نصائح للتنسيق والمظهر
اختر خطاً واضحاً بحجم مناسب، واجعل العناوين متسقة في الشكل، واترك مسافات بيضاء تريح العين. استعمل الترقيم الآلي للصفحات، وأضف فهرساً مختصراً إذا زاد التقرير عن عشر صفحات. وفي التقارير العربية تأكد من اتجاه الجداول والنصوص من اليمين إلى اليسار، ومن أن الأرقام والرموز لا تنقلب أو تتداخل عند التصدير إلى ملف PDF.
وأخيراً احفظ نسخة قالب جاهزة لتقاريرك المتكررة، فهذا يوحد مظهرها ويوفر عليك وقت التنسيق في كل مرة.
متى تكتب تقريراً شفهياً بدلاً من المكتوب؟
إذا كان الموضوع عاجلاً أو بسيطاً فقد يكفي اتصال قصير أو رسالة موجزة، ثم تُتبعها بتقرير مكتوب للتوثيق. أما القرارات المهمة والمبالغ الكبيرة فالأفضل أن تكون موثقة كتابة حتى يعود إليها الفريق لاحقاً.
خلاصة
كتابة التقرير مهارة تتحسن بالممارسة: حدد قارئك، رتب أفكارك في هيكل ثابت، واكتب بوضوح وأرقام دقيقة، ثم راجع قبل الإرسال. ومع الوقت ستجد أن لديك قالباً جاهزاً توفر به الوقت وتكسب ثقة من يقرؤون عملك.
