تصنيفات Gmail تساعدك على جمع الرسائل المرتبطة بعمل أو مشروع أو متابعة في مكان يسهل الرجوع إليه. ويمكن أن تحمل الرسالة أكثر من تصنيف، لذلك لا تتعامل معها بالطريقة نفسها التي تتعامل بها مع مجلد لا تضع فيه إلا نسخة واحدة من الملف.
يشرح دليل 2027 إنشاء التصنيفات من الكمبيوتر وإضافتها إلى الرسائل وتغيير ألوانها وإظهارها أو إخفاءها. كما يوضح الفرق بين تنظيم رسالة بتصنيف وحذف الرسالة نفسها.
ما الفرق بين التصنيف والمجلد؟
في Gmail يمكن تطبيق عدة تصنيفات على الرسالة الواحدة، ثم العثور عليها بالنقر على أي منها في اللوحة الجانبية. مثلًا، قد تحمل رسالة عن فاتورة مشروع تصنيفي «المشروع» و«الفواتير» معًا.
وتصنيفاتك خاصة بتنظيم بريدك؛ لا يراها الأشخاص الذين ترسل إليهم الرسائل. لذلك لا تستخدم اسم التصنيف بدل كتابة معلومة ينبغي أن يعرفها المستلم داخل الرسالة نفسها.
إنشاء تصنيف جديد على الكمبيوتر
- افتح Gmail بالحساب المطلوب.
- بجانب «التصنيفات» في اللوحة الجانبية، اضغط رمز «إنشاء تصنيف جديد».
- اكتب اسمًا واضحًا للتصنيف.
- إذا أردت وضعه داخل تصنيف آخر، فعّل «دمج التصنيف ضمن» واختر التصنيف الأب.
- اضغط «إنشاء».
يمكن إنشاء ما يصل إلى 5000 تصنيف، لكن ليس المطلوب الوصول إلى هذا العدد. ابدأ بأسماء قليلة تستخدمها فعلًا، ثم أضف ما تحتاجه عندما يظهر غرض واضح له.
مثال لتنظيم مشروع بتصنيفات متداخلة
يمكنك إنشاء تصنيف رئيسي باسم «مشروع الموقع»، ثم تصنيفين داخله باسم «فواتير» و«مراجعات». هذا مثال اختياري لترتيب العمل، لا بنية إلزامية يفرضها البريد.
اجعل الاسم يصف سبب العودة إلى الرسالة. وإذا كانت رسالة واحدة تخص أكثر من جانب، يمكنك تطبيق عدة تصنيفات عليها بدل إنشاء اسم طويل يجمع كل التفاصيل.
إضافة تصنيف إلى رسالة
- افتح البريد الوارد على الكمبيوتر.
- حدد مربع الاختيار بجوار الرسالة التي تريد تنظيمها.
- اضغط رمز «تصنيفات» أعلى الصفحة.
- اختر التصنيف الذي تريد تطبيقه.
بعد ذلك يمكنك الوصول إلى الرسالة من تصنيفها في اللوحة الجانبية. واختيار اسم مناسب يساعدك على تذكر مكانها، لكن مجرد إنشاء التصنيف لا يعني أن كل الرسائل المتعلقة به ستُضاف إليه تلقائيًا.
هل يشمل التصنيف الردود الجديدة تلقائيًا؟
عند تشغيل عرض المحادثة، ينطبق التصنيف على الرسائل الحالية، لا على الردود الجديدة. وعند إيقاف عرض المحادثة، تظهر التصنيفات على الرسائل المحددة التي صنفتها فقط.
هذا فرق مهم إذا كنت تراجع محادثة مستمرة: لا تفترض أن تصنيف الرسائل الموجودة مرة واحدة يثبت أن الرد القادم سيحمل التصنيف نفسه. راجع الرسائل التي تقصد تنظيمها بدل الاعتماد على شكل المحادثة وحده.
التصنيف اليدوي ليس فلترًا تلقائيًا
إضافة تصنيف إلى رسائل تختارها تختلف عن إنشاء قاعدة للرسائل الواردة. الفلاتر هي الأداة التي يمكن استخدامها لتنفيذ إجراء آلي وفق شروط تحددها، مثل تطبيق تصنيف على بريد يطابق تلك الشروط.
إذا كان هدفك مجرد ترتيب رسائل موجودة، فابدأ بالتصنيف اليدوي. أما إذا أردت معالجة رسائل لاحقة تلقائيًا، فستحتاج إلى إعداد فلتر ومراجعة شروطه، لا إلى إنشاء اسم تصنيف فقط.
تغيير لون التصنيف
- انتقل إلى اسم التصنيف في اللوحة الجانبية.
- افتح قائمة «المزيد» بجواره.
- اختر «لون التصنيف».
- حدد اللون المناسب أو استخدم «إضافة لون مخصص».
يمكن إنشاء ما يصل إلى 100 لون مخصص. ويُحتسب كل مزيج من لون خلفية مخصص ولون نص ضمن هذا العدد. إذا لم يُحفظ لون جديد، فقد يكون الحد قد امتلأ؛ يمكنك اختيار لون عادي أو إعادة استخدام لون مخصص موجود.
استخدم اللون لمساعدة العين على التمييز، لكن لا تجعل الألوان وحدها نظامك كله. الاسم الواضح يظل مهمًا حين تتشابه الألوان أو تتكاثر التصنيفات.
إظهار تصنيف أو إخفاؤه
- افتح «الإعدادات»، ثم «عرض جميع الإعدادات».
- انتقل إلى تبويب «تصنيفات».
- بجانب التصنيف المقصود، اختر «إظهار» أو «إخفاء».
هذا الإعداد ينظم ظهور التصنيفات في اللوحة الجانبية. استخدمه عندما تحتاج إلى تقليل ما يظهر أمامك بدل الخلط بين ترتيب الواجهة والتخلص من رسائل البريد.
إزالة تصنيف وحذف رسالة: لا تخلط بين الإجرائين
لإزالة تصنيف، مرر المؤشر على اسمه في اللوحة الجانبية، وافتح «المزيد»، ثم «إزالة التصنيف». أما حذف رسالة بريد فهو إجراء آخر يقع على الرسالة نفسها.
عندما تحذف رسالة، تُزال من بريدك الوارد ومن جميع تصنيفاتها. ولذلك فإن وجود أكثر من تصنيف عليها لا يعني وجود نسخ مستقلة تحت كل تصنيف تحميها من أثر الحذف.
مراجعة تنظيمك قبل التوسع
- هل للاسم غرض واضح، أم أنه يكرر تصنيفًا موجودًا؟
- هل يناسبه تصنيف مستقل أم تصنيف متداخل؟
- هل اخترت الرسالة أو الرسائل الصحيحة قبل تطبيقه؟
- هل تحتاج إجراءً يدويًا أم قاعدة تلقائية للرسائل القادمة؟
- هل تقصد إخفاء تصنيف من اللوحة أم إزالة التصنيف أم حذف الرسائل؟
خطوات هذا الدليل تخص Gmail على الكمبيوتر. لا تفترض أن مواضع الأوامر أو إمكانات إنشاء التصنيفات مطابقة حرفيًا في كل تطبيق على الهاتف.
الخلاصة
أنشئ أسماء قليلة وواضحة، وطبّقها على الرسائل المناسبة، واستخدم التداخل والألوان والإظهار بحسب حاجتك. وتذكر أن التصنيف وسيلة لتنظيم البريد، وأن تصنيف الرسائل الحالية لا يضمن تصنيف الردود الجديدة تلقائيًا.
