فلاتر Gmail قواعد تنفذ إجراءً على البريد الذي يطابق شروطًا تختارها، مثل إضافة تصنيف أو نجمة أو أرشفة رسائل معينة. والفرق بينها وبين ترتيب البريد يدويًا أن الفلتر يربط الشرط بالإجراء، بدل تكرار الخطوة مع كل رسالة واردة.
يشرح دليل 2027 إعداد هذه القواعد على الكمبيوتر، واختبار شروطها، وتعديلها لاحقًا. ابدأ بقاعدة محددة وسهلة المراجعة، ولا تجعل أول تجربة لك حذف رسائل واسعة النطاق أو إعادة توجيه بريد حساس.
حدد النتيجة قبل إنشاء الفلتر
اسأل نفسك: هل أريد جمع رسائل مشروع تحت تصنيف، أم تمييز بريد مرسل معين بنجمة، أم إخراج نشرة دورية من البريد الوارد إلى الأرشيف؟ اختيار النتيجة أولًا يساعدك على الفصل بين الرسائل التي تريد إبرازها وتلك التي يكفي تنظيمها للقراءة لاحقًا.
مثلًا، إذا أردت جمع مراسلات عميل، ابدأ بعنوان بريده المحدد. أما كلمة عامة مثل «طلب» فقد تظهر في رسائل كثيرة لا تتعلق بالغرض الذي تفكر فيه. اختبار نتائج البحث هو الخطوة التي تكشف هذا الاتساع قبل إنشاء القاعدة.
طريقة إنشاء فلتر من البحث
- افتح Gmail على الكمبيوتر بالحساب المقصود.
- افتح «عرض خيارات البحث» من مربع البحث أعلى الصفحة.
- أدخل معايير الرسائل التي تريد التعامل معها، مثل عنوان المرسل في حقل «من».
- استخدم «بحث» لمراجعة الرسائل المطابقة، وعدّل الشروط إذا وجدت نتائج لا تقصدها.
- من أسفل نافذة خيارات البحث، اختر «إنشاء فلتر».
- حدد الإجراء المطلوب، ثم أكمل بالضغط على «إنشاء فلتر».
لا تتعامل مع ظهور بعض الرسائل الصحيحة على أنه دليل كافٍ. راجع أيضًا ما إذا كانت النتائج تشمل رسائل أخرى لا تريد تطبيق الإجراء عليها. القاعدة الجيدة تناسب الهدف المحدد، وليست بالضرورة القاعدة التي تعيد أكبر عدد من الرسائل.
مثال: تصنيف بريد مرسل معين تلقائيًا
جهّز تصنيفًا واضحًا مثل «متابعة المشروع»، ثم افتح خيارات البحث وأدخل عنوان المرسل في حقل «من». بعد اختبار النتائج، انتقل إلى إنشاء الفلتر، واختر «تطبيق التصنيف»، وحدد الاسم الذي أعددته، ثم أنشئ الفلتر.
هذا المثال مناسب إذا كان المطلوب جمع البريد المرتبط بمرسل محدد. وإذا كان المرسل نفسه يراسلك في موضوعات متعددة، ففكر في تضييق المعايير بدل افتراض أن جميع رسائله تخص المشروع ذاته.
مثال: تنظيم نشرة للقراءة لاحقًا
يمكن للفلاتر الجمع بين تصنيف النشرات الدورية وأرشفتها. وعند اختيار «تجاوز البريد الوارد (وضعه في الأرشيف)» تخرج الرسائل المطابقة من البريد الوارد، مع بقاء إمكانية عرضها لاحقًا.
اختر هذا الإجراء للنشرات التي لا تحتاج متابعة فورية، لا لرسائل العمل التي تنتظر منك ردًا عاجلًا. هذه توصية تنظيمية: حدد ما تريد رؤيته فورًا وما يكفي الرجوع إليه في وقت تختاره.
إنشاء قاعدة انطلاقًا من رسالة موجودة
- حدد مربع الاختيار بجوار الرسالة المقصودة.
- افتح قائمة «المزيد».
- اختر «فلترة الرسائل الشبيهة بهذه».
- راجع معايير الفلتر وأكمل إنشاءه.
استخدام رسالة كبداية لا يعفيك من مراجعة الشروط. تأكد من أن القاعدة تعكس ما تريد فلترته مستقبلًا، لا مجرد تشابه عابر مع الرسالة التي اخترتها.
لماذا لا يطابق الفلتر أحد الردود؟
الرد الجديد لا يخضع للفلترة لمجرد أنه جزء من محادثة طُبّق عليها فلتر سابقًا؛ يجب أن يطابق معايير البحث نفسها. لذلك ارجع إلى شروط القاعدة إذا لاحظت اختلاف التعامل مع رسائل المحادثة الواحدة.
أما فلتر إعادة التوجيه، فينطبق على الرسائل الجديدة فقط. لا تفترض أن إنشاؤه يعني إعادة إرسال أرشيف المراسلات السابق، ولا تستخدمه قبل التأكد من الوجهة ونوع المعلومات التي ستصل إليها.
تعديل الفلاتر وحذفها واستيرادها
افتح «الإعدادات»، ثم «عرض جميع الإعدادات»، وانتقل إلى «الفلاتر والعناوين المحظورة». ابحث عن القاعدة المطلوبة واختر تعديلها أو حذفها. عند التعديل، راجع الشروط ثم اضغط «متابعة» وأكمل تحديث الفلتر؛ وعند الحذف، أكد الإزالة.
ولاستيراد نسخة فلاتر محفوظة، افتح القسم نفسه واختر «استيراد الفلاتر»، وحدد الملف، ثم «فتح ملف» وأكمل «إنشاء فلاتر». راجع القواعد المستوردة قبل الاعتماد عليها، خصوصًا إذا كان الملف مُعدًا لغرض أو حساب مختلف.
الخلاصة
ابدأ بشرط دقيق، واختبر نتائجه، ثم اختر الإجراء المناسب. التصنيف والنجمة والأرشفة أهداف مختلفة، والردود يجب أن تطابق شروط القاعدة حتى تُفلتر. هذه الخطوات تخص واجهة الكمبيوتر، وليست شرحًا لمواضع الأوامر داخل تطبيق الهاتف.
