الرسالة الرسمية تُكتب إلى جهة أو شخص في سياق العمل أو الدراسة أو الخدمات، وتتميز بلغة محترمة ومباشرة وتنظيم واضح. وإذا عرفت عناصرها صار كتابتها سهلاً، سواء كانت طلب إجازة أو شكوى أو استفساراً أو تقديماً على وظيفة.
العناصر الأساسية للرسالة الرسمية
- التاريخ: في أعلى الرسالة، ويُفضّل كتابته كاملاً.
- اسم المرسَل إليه ومنصبه: مثل «سعادة مدير إدارة الموارد البشرية المحترم».
- التحية: مثل «السلام عليكم ورحمة الله وبركاته» أو «تحية طيبة وبعد».
- الموضوع: سطر قصير يلخص الغرض.
- المقدمة: جملة أو اثنتان تعرّفان بك وسبب الكتابة.
- العرض: التفاصيل والطلب بوضوح وبترتيب.
- الخاتمة: عبارة شكر وتقدير.
- التوقيع: الاسم والصفة وبيانات التواصل.
خطوات الكتابة
حدد هدفك أولاً
اسأل نفسك: ماذا أريد من هذه الرسالة؟ إذن، موافقة، معلومة، تصحيح؟ اكتب الهدف في جملة واحدة قبل أن تبدأ.
اعرف من تخاطب
اختر الألقاب المناسبة للمنصب، وتجنب العبارات العامية. وإن لم تعرف الاسم فاستخدم المسمى الوظيفي.
ادخل في الموضوع
لا تُطل المقدمات. الشخص المسؤول يقرأ رسائل كثيرة، فكلما كانت رسالتك واضحة ومنظمة زادت فرصة الاستجابة.
اذكر المرفقات والمراجع
إن أرفقت مستندات فاذكرها في آخر الرسالة، مثل: «المرفقات: صورة الهوية، خطاب التعريف».
راجع اللغة
اقرأ الرسالة بصوت مسموع، وتأكد من الإملاء وعلامات الترقيم والهمزات، واحذف الجمل الزائدة.
عبارات افتتاح وختام مناسبة
- افتتاح: «يسرني أن أتقدم إلى سعادتكم بطلب…»
- افتتاح: «أكتب إليكم بخصوص…»
- ختام: «شاكراً لكم حسن تعاونكم وتفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير.»
- ختام: «وأتطلع إلى ردكم الكريم، وتقبلوا خالص التحية.»
نموذج رسالة طلب
التاريخ: …
سعادة مدير الإدارة المحترم
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،
الموضوع: طلب إجازة اعتيادية
أتقدم إلى سعادتكم بطلب إجازة اعتيادية لمدة خمسة أيام ابتداءً من تاريخ … وحتى تاريخ …، وذلك لظروف شخصية، وقد قمت بتسليم مهامي إلى الزميل … لضمان سير العمل.
شاكراً لكم حسن تعاونكم وتقبلوا فائق التقدير.
مقدّمه: … (الاسم والوظيفة ورقم التواصل)
أخطاء شائعة
- الإطالة والتكرار.
- الأسلوب العاطفي أو الاتهامي في الشكاوى.
- نسيان التاريخ أو بيانات التواصل.
- الأخطاء الإملائية التي تضعف الانطباع.
- عدم تحديد الطلب بدقة.
الرسالة الإلكترونية الرسمية
في البريد الإلكتروني اجعل عنوان الرسالة واضحاً ومحدداً، مثل «طلب موعد اجتماع بخصوص مشروع…»، وابدأ بالتحية، واختم بتوقيع مهني يتضمن الاسم والمسمى ورقم الهاتف. وتجنب الخطوط الملونة والرموز التعبيرية.
أسئلة شائعة
كم يجب أن يكون طول الرسالة؟
صفحة واحدة غالباً تكفي، وإن زادت فاجعل الفقرات قصيرة ومرتبة.
هل أكتب بصيغة المفرد أم الجمع؟
اكتب بصيغة المتكلم المفرد إن كنت تمثل نفسك، وبصيغة الجمع إن كنت تمثل جهة.
الخلاصة
الرسالة الرسمية الجيدة قصيرة ومنظمة ومهذبة وتحدد الطلب بوضوح. اتبع العناصر الثمانية، وراجع لغتك، وستصل رسالتك بصورة محترفة.
أمثلة على موضوعات الرسائل الرسمية
تتنوع الرسائل الرسمية بحسب الغرض: طلب وظيفة مع السيرة الذاتية، أو طلب نقل، أو اعتذار عن حضور، أو شكوى من خدمة، أو طلب شهادة خبرة، أو استفسار عن برنامج دراسي. وفي كل حالة احرص على أن تتضمن الرسالة المعلومة التي يحتاجها المسؤول ليتخذ قراره دون أن يعود إليك بأسئلة إضافية، كاسمك الكامل ورقم الطلب أو المعاملة إن وُجد، وتاريخ الواقعة في الشكاوى.
وعند الشكوى تحدث بهدوء، واذكر الحقائق بالتسلسل، واقترح حلاً معقولاً، فالأسلوب المهذب يزيد فرصة الاستجابة. وإن كانت الرسالة مرفقة بمستندات فرتبها بحسب ورودها في النص ورقّمها.
