ملف الإقرار الزكوي ليس رقمًا نهائيًا وقائمة مالية فقط؛ يحتاج إلى مستندات تثبت البنود وصفة من يقدمها، وتنظيم يسمح بالرجوع إليها عند الفحص. هذا دليل للتحضير لعام 2027 وفق الأحكام المتاحة في 27 أكتوبر 2026، دون خلط مدد الزكاة بمدد سجلات ضريبة القيمة المضافة.
لغة المستند وصفة مقدمه
تقدم المستندات والإيضاحات المؤيدة للإقرارات باللغة العربية، ويشترط لقبولها أن تقدم من ذي صفة. لذلك تحقق من صلاحية مقدم الملف أو ممثل المنشأة، ومن اتساق المستند مع البند الذي يثبته، لا من وجود المرفق شكليًا.
وعلى المكلف تقديم المستندات التي استند إليها في تحديد الوعاء، وما يطلب عند الفحص والمراجعة، وفق النماذج والإجراءات المعتمدة. جهز كشفًا يربط كل بند بمستنده بدل تجميع ملفات بلا وصف يصعب البحث فيها.
طلب المستندات والمهلة
من ضوابط طلب المستندات أن توضح الهيئة مسوغاته وأن يكون في حدود الغرض المطلوب، مع مهلة كافية لا تقل عن عشرة أيام عمل. لكن هذه الضوابط لا تطبق بالطريقة نفسها إذا ثبت تقديم وثائق أو معلومات غير صحيحة بقصد التهرب الزكوي.
وفي سياق فحص الإقرار، يلزم مكلف الحسابات توفير ما يطلب خلال مدة لا تزيد على عشرين يوم عمل من تاريخ الطلب. وعند عدم الالتزام، للهيئة تجديد المدة أو الربط بالافتراض وفق ضوابطه. لا تجعل الحد الأدنى العام عشرة أيام موعدًا ثابتًا لكل خطاب، ولا تفترض تجديد المهلة تلقائيًا.
الحفظ داخل المملكة
يجب الاحتفاظ بمستندات الإقرار داخل المملكة مدة لا تقل عن عشر سنوات. وللهيئة طلب بيانات أو إيضاحات للتحقق من المعلومات المستخدمة في الحساب بما لا يتجاوز عشر سنوات من تاريخ تقديم الإقرار.
ويمكنها الحصول على بيانات يحتفظ بها طرف ثالث دون الرجوع إلى مكلف الحسابات، بما في ذلك الوصول المباشر وفق الأنظمة. لذلك لا يعوض إسناد المحاسبة لطرف آخر غياب ملف منظم لدى المكلف.
عبء الإثبات ونتيجة الفحص
يقع عبء إثبات صحة الإقرار على مكلف الحسابات؛ وعند تعذر الإثبات يمكن عدم إجازة البند أو الربط بالافتراض وفق ضوابطه. كما يثبت الفحص الميداني بمحضر، ولا يؤدي غياب الممثل أو رفض توقيعه إلى اختفاء الوقائع المثبتة فيه.
قبل التقديم، راجع الربط بين القيود والمرفقات والتسويات، وبعده احفظ نسخة الإقرار ومؤيداته وخطابات الطلب والرد. هذه قائمة تنظيم عملية، وليست بديلًا عن المتطلبات الخاصة بكل بند أو حالة.
