متى تحتاج رسالة رسمية؟
تكتب الرسائل الرسمية عند مخاطبة جهة عمل أو جامعة أو إدارة، أو لتقديم طلب أو شكوى أو استفسار. وتتميز بلغة محترمة ومباشرة وخالية من العامية والعبارات الانفعالية.
هيكل الرسالة
- التاريخ في أعلى الرسالة
- اسم المرسل إليه وصفته، مثل: سعادة مدير الموارد البشرية المحترم
- التحية: السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
- الموضوع: سطر واحد يلخص الطلب
- المتن: فقرة أو فقرتان تشرحان الطلب
- الخاتمة: شكر وتقدير
- التوقيع: الاسم الكامل ووسيلة التواصل والمرفقات
خطوات الكتابة
حدد هدفك أولاً في جملة واحدة. ثم اجمع الحقائق المطلوبة كالأرقام والتواريخ. ابدأ بالمتن بعبارة مباشرة مثل: أتقدم إلى سعادتكم بطلب… ثم اشرح السبب باختصار ورتب الأفكار حسب أهميتها، واختم بالشكر وأعلن استعدادك لتقديم أي مستندات إضافية.
نموذج مبسط
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، سعادة المدير المحترم. الموضوع: طلب إجازة. أتقدم إلى سعادتكم بطلب إجازة اعتيادية لمدة خمسة أيام ابتداءً من تاريخ كذا، وذلك لظروف عائلية، وأؤكد ترتيب تسليم أعمالي لزميلي قبل المغادرة. شاكراً لكم حسن تعاونكم وتقديركم. وتفضلوا بقبول فائق الاحترام. الاسم والتوقيع.
أخطاء تتجنبها
- الإطالة والحشو
- الأخطاء الإملائية، فراجع الرسالة قبل الإرسال
- لهجة التهديد أو العتاب
- نسيان المرفقات
- عنوان بريد غير مهني
وفي البريد الإلكتروني اجعل عنوان الرسالة واضحاً وجملة الافتتاح قصيرة.
أسئلة شائعة
هل أستعمل الألقاب؟
نعم بما يناسب الصفة الوظيفية.
كم طول الرسالة؟
غالباً أقل من صفحة.
هل أراجعها؟
نعم، اقرأها بصوت مسموع.
الخلاصة
الرسالة الرسمية الناجحة قصيرة ومهذبة ومرتبة. اتبع الهيكل وراجع الصياغة وسيصلك الرد أسرع.
