القائمة المنسدلة في Excel تتيح اختيار قيمة من مجموعة أعددتها مسبقًا، مثل حالات الطلب أو أسماء الأقسام. تُنشأ من إعدادات التحقق من صحة البيانات، ويمكن أن ترافقها رسالة توضح المطلوب وتنبيه عند كتابة قيمة لا توافق القائمة.
دليل 2027 هذا يشرح إنشاء قائمة مصدرها خلايا في ورقة العمل، مع التمييز بين الخلايا التي تحمل الخيارات والخلايا التي سيختار فيها المستخدم. الخطوات التالية تركز على Excel لسطح المكتب في Windows، وقد تختلف تسمية بعض الأوامر في الواجهات الأخرى.
جهز الخيارات أولًا
اكتب القيم المطلوبة في عمود واحد أو صف واحد، دون خلايا فارغة بين العناصر. اختر ترتيبها قبل ربطها بالقائمة؛ فقد تريد ترتيب الأقسام حسب العمل أو ترتيب أسماء المنتجات أبجديًا.
مثال تدريبي: أنشئ عمودًا عنوانه «حالة الطلب»، واكتب تحته في خلايا منفصلة «جديد» و«قيد التنفيذ» و«مكتمل». لا تدخل خلية العنوان ضمن نطاق الخيارات إذا كنت لا تريد ظهور «حالة الطلب» نفسها باعتبارها اختيارًا.
يمكن أن تكون بيانات المصدر في جدول Excel. وعندما تعتمد القائمة على جدول المصدر، تتحدث القوائم المرتبطة به عند إضافة عناصر الجدول أو إزالتها. لا تخلط بين جدول Excel وبين نطاق خلايا ثابت لمجرد أن له حدودًا أو لونًا.
فرق مهم: أين الخيارات وأين الاختيار؟
خلايا المصدر تحمل الكلمات التي ستظهر داخل القائمة. أما الخلية المستهدفة فهي المكان الذي تريد أن يختار فيه المستخدم قيمة واحدة. احتفظ بهذا الفصل أثناء التنفيذ حتى لا تطبق الإعداد على عمود الخيارات نفسه بدل العمود المطلوب تعبئته.
في المثال السابق يمكنك تخصيص عمود آخر لتسجيل حالة كل طلب. حدد الخلية المطلوبة في هذا العمود، أو حدد مجموعة الخلايا التي تريد تطبيق قاعدة التحقق عليها.
خطوات إنشاء القائمة المنسدلة
- حدد الخلية أو الخلايا التي ستحتوي على الاختيار.
- افتح تبويب «بيانات»، ثم «التحقق من صحة البيانات».
- من تبويب «إعدادات»، افتح مربع «السماح» واختر «قائمة».
- انتقل إلى مربع «المصدر»، وحدد نطاق الخلايا الذي كتبت فيه الخيارات، مع استبعاد العنوان.
- تأكد من تحديد خيار «قائمة منسدلة في الخلية» حتى يظهر سهم الاختيار.
- راجع إعداد التعامل مع الخلايا الفارغة بحسب ما تسمح به ورقتك.
- أكمل إعداد الرسائل والتنبيه إذا احتجت إليها، ثم احفظ الإعداد باختيار «موافق».
الاعتماد على نطاق خلايا في هذا المثال يجعل الخيارات ظاهرة أمامك أثناء الإعداد. توجد أيضًا طريقة لكتابة عناصر القائمة مباشرة في مربع المصدر، لكن هذا الدليل يتبع تحديد النطاق حتى تراجع كل عنصر داخل الورقة.
رسالة الإدخال: شرح قبل الخطأ
افتح تبويب «رسالة الإدخال» إذا أردت إرشادًا يظهر عند تحديد الخلية. فعّل خيار إظهار الرسالة، واكتب عنوانًا ونصًا مناسبين. مثال مقترح: العنوان «حالة الطلب»، والنص «اختر الحالة المطابقة للمرحلة الحالية للطلب».
هذه الرسالة إرشادية؛ لا تجعل مجرد ظهورها دليلًا على أن القيم الأخرى ممنوعة. سلوك الإدخال غير الصحيح تحدده إعدادات تنبيه الخطأ، لذلك راجع الجزأين منفصلين.
اختيار نمط تنبيه الخطأ
من تبويب «تنبيه إلى الخطأ»، فعّل إظهار التنبيه بعد إدخال بيانات غير صحيحة، ثم اختر النمط واكتب رسالة توضح المطلوب. اختر «إيقاف» إذا أردت منع إدخال قيمة خارج القائمة بهذه الآلية.
أما «تحذير» و«معلومات» فيعرضان تنبيهًا دون المنع نفسه؛ يستطيع المستخدم المتابعة وفق الخيارات التي يعرضها التنبيه. لذلك لا تقل إن وجود قائمة منسدلة وحده يكفي لفرض القيم المسموحة، بل اختبر الإعداد الذي اخترته.
صياغة مقترحة لرسالة الخطأ: «اختر حالة من القائمة: جديد، قيد التنفيذ، مكتمل». حافظ على تطابق الرسالة مع خيارات المصدر إذا غيرتها لاحقًا.
اختبار القائمة قبل الاعتماد على الورقة
- حدد خلية مستهدفة وتحقق من ظهور سهم القائمة.
- افتح القائمة وراجع ظهور العناصر المطلوبة دون العنوان.
- اختر عنصرًا صحيحًا وتحقق من قبوله.
- جرّب إدخال كلمة غير موجودة وتحقق من سلوك التنبيه.
- راجع عرض العمود وارتفاع الصف إذا لم تظهر الكلمات كاملة.
- إذا طبقت القاعدة على عدة خلايا، اختبر خلايا مختلفة من النطاق.
الاختبار هنا جزء من إعداد النموذج، وليس خطوة شكلية. فقد تكون القائمة صحيحة لكن التنبيه يسمح بالمتابعة بينما كنت تريد المنع، أو قد تكون حددت خلايا غير المقصودة عند البداية.
إذا كان الأمر غير متاح
قد لا يتاح تغيير التحقق من صحة البيانات عندما تكون الورقة محمية أو المصنف مشتركًا في الحالة التي تمنع ذلك. راجع وضع الحماية والمشاركة وصلاحيتك قبل تغيير الإعدادات، ولا تتعامل مع تعطيل الزر باعتباره عطلًا مؤكدًا في البرنامج.
ابدأ بقائمة صغيرة واضحة، واختبرها ثم وسع استخدامها. قيمة القائمة في ضبط الخيارات المقصودة وتوضيحها للمستخدم، لا في إضافة سهم إلى الخلية دون مراجعة المصدر والتنبيه.
