إذا كنت تعيد كتابة رسالة متشابهة في Gmail، يمكنك حفظ نصها كنموذج ثم إدراجه عند الحاجة. الفكرة مناسبة للمعلومات التي لا تتغير كثيرًا، بشرط مراجعة أسماء الأشخاص والمواعيد والتفاصيل الخاصة بكل رسالة قبل الإرسال.
دليل 2027 هذا يشرح نماذج الرسائل النصية في Gmail على الكمبيوتر. لا يقصد تنسيقات الرسائل ذات العلامة التجارية، ولا يفترض أن حفظ النموذج يرسل ردودًا تلقائية من تلقاء نفسه.
أين تتوفر النماذج؟
تفعيل نماذج الرسائل واستخدامها يكونان من Gmail على الكمبيوتر. ولا تتوفر النماذج في تطبيقات Gmail للجوال. لذلك إذا لم تجد الخيار في الهاتف، انتقل إلى واجهة الويب على الكمبيوتر لتطبيق هذا الشرح.
ولا تخلط بين نموذج تحفظه لإعادة استخدام نصه وبين رسالة غياب تضبطها من إعدادات الرد التلقائي. لكل غرض طريقة مختلفة.
تفعيل النماذج أول مرة
- افتح Gmail على الكمبيوتر.
- انقر رمز «الإعدادات»، ثم «عرض جميع الإعدادات».
- افتح تبويب «الإعدادات المتقدمة».
- بجانب «النماذج»، اختر «تفعيل».
- انزل إلى أسفل الصفحة واضغط «حفظ التغييرات».
لا تكتف باختيار التفعيل ثم مغادرة صفحة الإعدادات؛ حفظ التغييرات جزء من المسار.
حفظ رسالة كنموذج جديد
- انقر «إنشاء» لفتح نافذة رسالة.
- اكتب النص الذي تريد إعادة استخدامه.
- في أسفل نافذة الإنشاء، افتح «المزيد من الخيارات»، ثم «النماذج».
- اختر «حفظ المسودة كنموذج»، ثم «حفظ كنموذج جديد».
راجع النص قبل حفظه. إذا وضعت اسم شخص أو موعدًا خاصًا بمراسلة واحدة داخل النموذج العام، فقد تعيد استخدامه بالخطأ في رسالة لاحقة.
مثال عربي لنص قابل للتعديل
يمكن أن تبدأ بنص عام مثل:
شكرًا لتواصلكم. لمراجعة الطلب، يرجى توضيح الموضوع والمعلومات المرتبطة به. سأراجع التفاصيل المتاحة وأرد عليكم بما يلزم.
هذا مثال كتابي مقترح، وليس ردًا إلزاميًا أو وعدًا بموعد. عدل المخاطبة والطلب والالتزام بما يناسب علاقتك بالمستلم، ولا تضف وعدًا لا تستطيع تنفيذه لمجرد أنه يسهل استخدام النموذج.
إدراج النموذج في رسالة
- افتح نافذة «إنشاء» جديدة في Gmail على الكمبيوتر.
- افتح «المزيد من الخيارات»، ثم «النماذج».
- تحت «إدراج نموذج»، اختر النموذج المحفوظ.
- أكمل بقية الرسالة وراجع تفاصيلها.
- أرسلها عندما تتأكد من المستلمين والنص.
إدراج النموذج خطوة في إعداد الرسالة، وليس بديلًا عن المراجعة. افحص المخاطب والعنوان وأي تاريخ أو رقم يخص الحالة الحالية.
تعديل نموذج محفوظ
اكتب النسخة المعدلة في نافذة الإنشاء، ثم افتح «المزيد من الخيارات» و«النماذج» و«حفظ المسودة كنموذج». وتحت «استبدال النموذج»، اختر النموذج الذي تريد تحديثه، ثم اضغط «حفظ».
انتبه إلى اسم النموذج الذي تستبدله. اختيار نموذج آخر يعني تحديث النص المحفوظ لذلك النموذج، لا مجرد تعديل المسودة المفتوحة.
حذف نموذج لم تعد تحتاجه
من قائمة «النماذج»، اختر «حذف النموذج»، ثم النموذج المقصود، ثم «حذف». لا يمكن استرداد النموذج بعد حذفه، لذلك تأكد من الاختيار قبل التأكيد.
إذا كنت مترددًا في الحاجة إلى نص قديم، راجعه أولًا بدل الحذف التجريبي ثم البحث عن خيار استعادة غير متاح.
هل يتحول النموذج إلى رد تلقائي؟
حفظ النموذج وحده لا ينشئ ردًا تلقائيًا. إرسال نموذج بوصفه ردًا تلقائيًا يحتاج إلى فلتر تحدد معاييره وتختار له «إرسال النموذج».
المسار على الكمبيوتر يبدأ من «عرض خيارات البحث» بجوار مربع البحث، ثم إدخال المعايير. ويمكنك تنفيذ البحث أولًا للتأكد من النتائج، ثم الرجوع إلى الخيارات واختيار «إنشاء فلتر»، وتحديد «إرسال النموذج» والنموذج المطلوب، ثم إنشاء الفلتر.
راجع نطاق المعايير والنص قبل تفعيل الأتمتة. هذه خطوة مختلفة عن إدراج نموذج يدويًا، لأنها تجعل الرد مرتبطًا برسائل تطابق شروطًا تختارها.
مراجعة مختصرة عند الاستخدام
- هل تعمل على الكمبيوتر لا من تطبيق الجوال؟
- هل فعلت النماذج وحفظت الإعدادات؟
- هل اخترت «إدراج نموذج» أم «استبدال النموذج»؟
- هل أزلت التفاصيل القديمة من الرسالة الحالية؟
- إذا استخدمت فلترًا، هل راجعت الرسائل التي تطابق شروطه؟
الخلاصة
فعّل النماذج، واحفظ النص المتكرر، ثم أدرجه وعدله عند كل استخدام. والفرق بين الإدراج والاستبدال والحذف والرد عبر فلتر مهم حتى لا تغير نصًا محفوظًا أو ترسل ردًا آليًا على نطاق لم تقصده.
